Services administratifs CDD

Assitant(e) de direction

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ADS

L’entreprise ADS est une entreprise aujourd’hui en pleine expansion. Experte dans les métiers du staff, elle met toute son expertise au service d’une décoration intérieure et extérieure de prestige.
ADS, de dimension internationale, réalise avec ses équipes des ouvrages dans le monde entier et son expérience l’autorise à relever des défis audacieux.

Sous l’autorité des 2 directeurs, vous apportez votre support dans leurs tâches organisationnelles et administratives et vous assurez l’interface avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes. Vous assurez une polyvalence avec vos pair(e)s.

  1. Prise des RDVs pour les 2 Directeurs : contacter les interlocuteurs, passer le barrage du standard, planifier et organiser les RDVs. 
  2. Gestion de l’agenda des 2 Directeurs. 
  3. Organisation logistique des déplacements sur le périmètre France et International (nécessite souplesse et réactivité).
  4. Travail de présentation ou bilan des différents chantiers sur Powerpoint, lettres ou rapports. 
  5. Appui aux Directeurs dans la constitution et le suivi des dossiers de réponses à appels d’offres avec prise ne compte des procédures administratives et judiciaires (compilation des documents administratifs et commerciaux, veille au bon respect des chartes graphiques et de la mise en forme des documents). 
  6. Classement et archivage des documents. 
  7. Gestion des appels, planification et organisation des réunions et des visites. 
  8. Accueil des visiteurs et des clients au bureau.
  9. Rédaction des comptes rendus de réunion, notes de service ou courriers divers.
  10. Comptabilité : saisie facture clients, facture fournisseurs, états de rapprochements bancaires, suivi des comptes bancaires professionnels et mise en banque. 
  11. Travail sur le budget, les achats ou investissements pour l’entreprise. 
  12. Gestion du personnel : absences, recrutement et licenciements.

Nous recherchons une personne polyvalente, dynamique, autonome, méthodique avec un bon niveau en anglais ayant minimum une formation Bac +2/ 3 de spécialité assistanat de direction avec au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire.

Pour mener à bien les missions qui vous sont confiées, vous savez gérer des situations de stress, vous savez faire preuve d’une grande organisation, vous êtes rigoureuse et savez gérer les priorités. Vous avez développé lors de vos précédentes expériences une réelle capacité d’adaptation. Vous maîtrisez le Pack Office et possédez un bon niveau en Anglais et vous êtes très à l’aise dans la rédaction de documents.
Des compétences dans la gestion des réseaux sociaux et autres serait un plus.

 

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